Dans son édition 2018, l’enquête annuelle menée par Deloitte sur l’externalisation met en évidence un changement de paradigme : les entreprises interrogées sont de plus en plus nombreuses à miser sur des solutions techniques plutôt que sur l’offshore. Pour leur stratégie d’outsourcing, les décideurs plébiscitent notamment deux technologies : le cloud (93% des répondants) et la RPA (72% des répondants). Version abrégée de la Robotic Process Automation, ce sigle désigne l’automatisation des processus à l’aide de robots logiciels.
Les solutions de RPA en mode SaaS sont à la croisée de ces deux approches. Le contexte leur est donc nettement favorable. En combinant cloud et RPA, cette forme d’externalisation multiplie ainsi les bénéfices pour les entreprises.
Trois raisons principales peuvent conduire les organisations à envisager la RPA en tant que service.
1. La société ne dispose pas des ressources en interne
Beaucoup d'entreprises font le choix d’externaliser leurs processus vers le cloud parce qu’elles n’ont pas les ressources adéquates. Plutôt que de se lancer dans des recrutements longs ou des investissements coûteux, elles optent pour une solution clef en main.
Avec l’usage d’assistants virtuels sur le cloud, cette motivation intervient à double titre : les robots peuvent en effet prendre en charge à moindre frais des tâches auparavant effectuées de façon manuelle. Plus rapides que des opérateurs humains, ces assistants virtuels permettent à l’entreprise d’accroître sa productivité et de traiter de plus gros volumes d’information, sans avoir besoin de doubler ses effectifs.
Par ailleurs, avec une offre de RPAaaS, l’entreprise n’a pas besoin d’avoir un gros département informatique ni des compétences pointues : en effet, c’est le fournisseur qui prend en charge toute la gestion de l'infrastructure, ainsi que le déploiement et la mise à jour des bots. Avec une solution cloud, l’organisation bénéficie également d’engagements en matière de qualité de service, des garanties rarement présentes avec une solution gérée en interne.
Ces deux aspects font de la RPA en mode cloud une offre particulièrement attractive pour les PME, qui ne disposent pas des mêmes moyens que les grandes organisations.
2. L’entreprise veut aller vite
Faire appel à une flotte de robots externalisée présente un autre avantage : cela permet de gagner un temps parfois considérable sur la mise en œuvre. En effet, avec une solution de RPA sur le cloud, il suffit de configurer les assistants virtuels pour pouvoir commencer à les utiliser. En revanche, avec une solution sur site, il faut au préalable installer l’infrastructure et déployer les robots sur les différents postes, avant même de pouvoir débuter le paramétrage.
Pour cette raison, la RPAaaS est une solution de prédilection pour toute entreprise qui souhaite aller vite. Qu’il s’agisse de tester rapidement un outil, d’évaluer les bénéfices de l’automatisation à travers un Proof of Concept ou de déployer un processus automatisé sur une large échelle, dans tous les cas le recours au cloud accélère les projets. Ce choix réduit également le délai nécessaire pour atteindre un retour sur investissement.
D’un point de vue métier, faire appel à une flotte d’assistants virtuels externalisé sur certains processus peut également aider à réduire le time-to-market (délai de mise sur le marché) ou le temps nécessaire pour répondre aux demandes des clients. Les niveaux de productivité obtenus grâce aux robots permettent en effet de fluidifier bien des procédures, rendant les organisations plus agiles.
Enfin, le fait d’avoir son pôle de RPA sur le cloud fournit une grande flexibilité en matière de déploiement. Une PME qui connaît une croissance rapide ou des pics d’activité pourra déployer de nouveaux bots en fonction de ses besoins, afin d’absorber des hausses progressives ou ponctuelles de la charge de travail. Autre exemple, celui d’un groupe implanté dans plusieurs pays. Une fois les processus externalisés sur une plateforme SaaS, l’entreprise pourra facilement les mettre en œuvre dans d’autres filiales. Une offre sur le cloud est en effet conçue dès le départ pour l’accès à distance, tant sur le plan de la sécurité que de la mobilité. Avec les solutions in house, ce n’est pas forcément le cas. Mieux vaut donc avoir ces aspects en tête en début de projet, afin de bien anticiper les futurs prérequis.
3. Il s’agit de processus peu stratégiques
Toutes les organisations ont parmi leurs processus certains qui sont moins stratégiques que d’autres. Dans l’enquête de Deloitte, deux fonctions arrivent en tête pour le déploiement de robots : l’IT, cité par 87% de répondants, et la finance (83%). Elles sont talonnées par les ressources humaines et les départements juridiques. Tous ces métiers ont pour point commun de nombreuses tâches routinières : réservation de matériel, réconciliation de factures, gestion des absences ou vérification de la conformité. Ces processus administratifs, peu différenciateurs et souvent chronophages sont de bons candidats à l’externalisation. Leur automatisation via une solution de RPAaaS peut permettre aux entreprises d’obtenir des bénéfices importants : diminution des coûts, réduction des délais de traitement, amélioration de la qualité des données ou hausse de la conformité.
