Bien mené, un projet de Robotic Process Automation (RPA) offre de nombreux bénéfices, que ce soit en termes de productivité, de qualité ou de réduction des coûts. Néanmoins, à l’instar de tout projet, ce succès dépend du soin accordé à certains points clefs.
Trois grands critères conditionnent la réussite d’un projet d’automatisation basé sur des robots logiciels :
Le choix du processus
L’identification des prérequis
La conduite du changement
1. Choisir le bon processus ( RPA)
Sans surprise, le premier facteur de succès d’un projet de RPA est le choix du processus. En effet, tous les processus ne sont pas égaux quand il s’agit d’automatiser. En fonction de leurs caractéristiques, certains se prêtent mieux que d’autres à la mise en place d’assistants virtuels. Les meilleurs résultats seront obtenus quand les critères suivants sont réunis :
le processus manipule de gros volumes de données ;
il repose sur des interactions manuelles et récurrentes, qui prennent beaucoup de temps aux équipes ;
il est standardisé, avec des tâches qui obéissent à des règles prédéfinies ;
le taux d’erreurs observé est élevé ;
la qualité des informations est importante, en entrée comme en sortie ;
les résultats attendus sont faciles à mesurer.
2. Anticiper les prérequis pour un projet robotic
La mise en place d’assistants virtuels demande certains prérequis :
Tout comme un utilisateur humain, un robot a besoin d’avoir accès aux applications qui interviennent dans le processus. Cela suppose donc d’ouvrir des comptes dédiés.
Certains processus comportent des étapes de contrôle afin de prévenir les risques de fraude ou de non-conformité. Une validation par un manager peut devenir un goulet d’étranglement si le reste du processus est automatisé. Il faut donc réfléchir à d’autres façons d’intégrer ces vérifications dans les processus.
Un projet de RPA demande des compétences spécifiques, notamment pour le paramétrage des bots. Comme ces compétences sont rares sur le marché, beaucoup d’entreprises demandent aux fournisseurs de former leurs collaborateurs en interne. Il faut donc prévoir le temps nécessaire à cette formation.
3. Mettre en place une conduite du changement
Comme souvent dans les projets d’intelligence artificielle, le recours à l’automatisation peut susciter une certaine méfiance au sein des équipes en place. Il faut donc prévoir en amont un plan d’accompagnement au changement, afin d’apaiser les craintes éventuelles des collaborateurs. Ce plan peut notamment prévoir les actions suivantes :
Impliquer les employés dans le projet (définition des règles, standardisation des pratiques,…) pour faciliter l’adoption de la technologie ;
Automatiser en priorité les tâches considérées comme pénibles, ou “pain points”, pour en montrer les bénéfices ;
Organiser la montée en compétences des employés à travers des formations, afin que ceux-ci puissent consacrer le temps gagné à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
